Office Manager
Wij zijn Webfluencer, een award-winning digital agency aan de Weteringschans in hartje Amsterdam. Met een passie voor innovatie en creativiteit hebben we de digitale aanwezigheid van talloze merken versterkt, van Bacardi en SONOS tot ID&T en Toyota. Ons team groeit hard, onze projecten worden groter en dat vraagt om iemand die het fundament onder die groei legt. Dat ben jij.
Interesse?
Solliciteer direct via het formulier hieronder of neem contact op.
- De spil zijn van een creatief, ambitieus team in het hart van Amsterdam?
- Jouw organisatietalent inzetten in een bureau dat elk jaar groeit en waar je zelf de processen bouwt?
- Meer dan alleen kantoorzaken doen: HR, cultuur, events en de rechterhand van het management zijn?
- Doorgroeien richting Operations Manager of HR-verantwoordelijke naarmate wij groter worden?
4 X ‘JA’? Lees dan snel verder!
Als Office Manager bij Webfluencer ben jij het kloppend hart van ons kantoor. Jij zorgt dat alles soepel loopt, zodat ons creatieve team zich volledig kan focussen op het leveren van topwerk. Van facilitaire zaken tot HR-ondersteuning en van financiële administratie tot het organiseren van team events: jij houdt alle ballen in de lucht en brengt rust en structuur in een bureau dat continu in beweging is.
Deze rol is bewust breed. Op een ochtend regel je de onboarding van een nieuwe developer, 's middags stem je facturen af met onze boekhouder en aan het eind van de week sta je met een idee voor de kerstborrel bij het management. Wie graag afwisseling heeft en energie krijgt van dingen regelen, zit hier goed.
Je werkt direct samen met de oprichters en het managementteam. Dat betekent korte lijnen, snelle beslissingen en veel invloed. Zie je dat een proces beter kan? Dan bouw je het gewoon opnieuw. We hebben geen dik handboek waar je je aan moet houden: dat handboek schrijf jij.
Cultuur is bij ons geen bijzaak. Team events, de jaarlijkse workation, de vrijdagmiddagborrel en de sfeer op de vloer maken Webfluencer tot wat het is. Jij bent de persoon die dat bewaakt en verder uitbouwt, en die nieuwe collega's het gevoel geeft dat ze op de juiste plek terecht zijn gekomen.
Wat ga je doen?
Je rol is breed en zelfstandig. Je bent verantwoordelijk voor alles wat het kantoor en de organisatie draaiende houdt, en je krijgt de ruimte om die verantwoordelijkheid zelf in te vullen. Niemand vertelt jou hoe je het moet doen, wel wat er moet gebeuren.
- Aansturen en optimaliseren van alle dagelijkse kantoorprocessen en faciliteiten
- HR-ondersteuning: onboarding van nieuwe collega's, verlofregistratie, contracten en personeelsadministratie
- Financiële administratie bijhouden in samenwerking met onze boekhouder: facturen, declaraties en budgetbewaking
- Organiseren van teamuitjes, borrels, de jaarlijkse workation en andere momenten die het team samenbrengen
- Beheren van leveranciers, contracten, abonnementen en kantoorbenodigdheden, inclusief onderhandelen over voorwaarden
- Eerste aanspreekpunt zijn voor bezoekers, klanten en externe partijen op kantoor
- Meebouwen aan interne processen en tooling die onze groei ondersteunen en het team tijd besparen
- Ondersteunen van het management bij planning, agenda's, rapportages en ad-hoc projecten
- Bewaken van de bedrijfscultuur: jij merkt als eerste wanneer het ergens schuurt
Wat breng je mee?
Je bent iemand die overzicht houdt als het druk wordt en die dingen liever regelt dan erover vergadert. Je hoeft geen ervaring in de creatieve branche te hebben, maar je moet je wel thuis voelen tussen designers, developers en eCommerce-specialisten die allemaal hun eigen tempo hebben.
- Minimaal 2 jaar ervaring als office manager, team assistant, HR-assistent of facilitair coördinator
- Een proactieve, hands-on mentaliteit: jij ziet wat er moet gebeuren en pakt het op zonder dat iemand het vraagt
- Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail
- Ervaring met basis financiële administratie, zoals het verwerken van facturen en declaraties
- Sterke communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels
- Je bent discreet: je gaat zorgvuldig om met personeels- en salarisinformatie
- Stressbestendig, flexibel en een echte teamplayer die de sfeer op kantoor maakt
- Beschikbaar voor 32 tot 40 uur per week
Mooi meegenomen
- Affiniteit met de creatieve of digitale branche
- Ervaring met HR-tooling, urenregistratie of boekhoudsoftware
- Ervaring met het organiseren van events voor twintig personen of meer
- Je hebt eerder een organisatie zien groeien en weet wat daar operationeel voor nodig is
Hoe groei je bij ons?
Office Manager is bij ons een startpunt, geen eindstation. Naarmate Webfluencer groeit, groeit deze rol mee. Jij bepaalt in welke richting.
- Doorgroeien richting Operations Manager, met verantwoordelijkheid voor processen, tooling en planning
- Of juist de HR-kant op: recruitment, onboarding, ontwikkelgesprekken en cultuur
- Meer verantwoordelijkheid over budgetten en leveranciersonderhandelingen naarmate je die rol pakt
- Ruimte voor cursussen en trainingen op het gebied van HR, financiën of projectmanagement
- Directe samenwerking met de oprichters, waardoor je van dichtbij leert hoe een bureau wordt gebouwd
- Jaarlijkse ontwikkelgesprekken waarin we samen je volgende stap concreet maken
Wat bieden wij?
Jij zorgt voor ons, dus zorgen wij ook goed voor jou. Naast een marktconform salaris krijg je vooral veel vrijheid, vertrouwen en de ruimte om je rol zelf vorm te geven.
- Een salaris tussen €2.800 en €3.800 bruto per maand (o.b.v. 40 uur), afhankelijk van ervaring
- Bonusstructuur op basis van performance
- Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid in een groeiende organisatie
- Een bruisend team met ambitieuze collega's en regelmatige teamuitjes
- Flexibiliteit in werktijden, met het hele team gewoon samen op kantoor
- Onvergetelijke team-events, jaarlijkse workation en de leukste vrijmibo's
- Persoonlijk ontwikkelbudget voor cursussen en trainingen
- Reiskostenvergoeding en pensioenregeling
- Een inspirerende werkplek aan de Weteringschans in hartje Amsterdam, met goede koffie
Een goede Office Manager wordt pas echt zichtbaar als die er niet is. Bij ons is dat andersom: jij bent zichtbaar, je hebt een stem en je bepaalt mee hoe Webfluencer als organisatie volwassen wordt. Dat maakt deze rol leuker en groter dan de gemiddelde kantoorbaan.
Stuur je CV en een korte motivatie via het formulier hieronder of naar jobs@webfluencer.nl en vertel ons welk proces jij ooit hebt opgelost waar iedereen al jaren over klaagde. We kunnen niet wachten om van je te horen.
Solliciteren als Office Manager
Klaar voor jevolgende stap?
Werk samen met een team dat houdt van wat ze doen, voor merken die ertoe doen. Ruimte om te groeien, vrijheid om te creëren, en projecten waar je trots op kunt zijn.
